Le Louvain-la-Neuve Hockey Club et le Règlement Général sur Protection des Données (RGPD)

Introduction

Dans le cadre de la gestion du Louvain-la-Neuve Hockey Club (LLNHC), nous sommes conscients que nous traitons des données susceptibles d’être soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Dans ce document, vous trouverez l’approche du LLNHC sur l’utilisation et la protection de vos données durant la saison sportive en cours.

 

CHARTE

1.          CHARTE LLNHC VIE PRIVÉE

En vigueur depuis le : 17/04/2018

En tant que club, nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée de nos membres et à traiter leurs données personnelles dans la plus stricte confidentialité et conformément à la législation en vigueur.

La charte vie privée est destinée à vous informer, en toute transparence, au sujet des données que nous collectons, du but de leur collecte, de la manière dont nous les utilisons et des droits dont vous disposez concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Nous attirons votre attention sur la nécessité de lire cette charte attentivement. Si vous deviez avoir d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante: secretaire@llnhc.be

2.          QUI EST LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNEES ?

Le LLNHC est le seul responsable du traitement de vos données personnelles.

ASBL. LLN HC - Rue Du Pont De Pierre, 23 - 1490 Court-Saint-Etienne - N° BCE : 0422.261.190

Pour toute question supplémentaire relative à la protection de vos données personnelles et à vos droits relatifs à ces données n'hésitez pas à contacter notre responsable de la politique de protection des données. Toute requête peut être adressé au manager administratif : secretaire@llnhc.be 

3.          QUELLES SONT LES DONNEES QUE NOUS COLLECTONS ?

Nous collectons vos données – personnelles ou non – pour différents buts qui sont définis au point suivant (cfr. point 4). Les données personnelles transmises au LLNHC sont celles que vous nous aurez transmises volontairement. Il s’agit notamment des catégories de données suivantes :

  • vos données d’identification (nom, prénom, titre de civilité, adresse e-mail, date de naissance et adresse de livraison) ;
  • vos données bancaires (n° de carte bancaire, IBAN et BIC/SWIFT) et de facturation ;
  • nos communications (par email ou autre) ;
  • le type de domaine avec lequel vous vous connectez à l’Internet ;
  • l’adresse IP qui vous est attribuée ;
  • la date et l’heure de votre accès à notre site ;
  • les données de localisation ou autre données relatives à la communication ;
  • les pages que vous avez consultées sur notre site ;
  • le type de navigateur, la plate-forme et/ou le système d’exploitation que vous utilisez ;
  • toute autre donnée que vous nous communiqueriez.

4.          DANS QUEL BUT COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES ?

Nous collectons vos données principalement pour la gestion journalière du club (suivi administratif, financier et sportif), l’organisation des entrainements, inscriptions à la fédération, organisation des matchs, l’animation de notre site par des photos, de l’envoi de notre newsletter et, plus généralement, pour pouvoir communiquer facilement l’un avec l’autre et créer ainsi la vie et l’ambiance de club.

5.          DE QUELLES FAÇONS COLLECTONS-NOUS VOS DONNEES ?

La plupart de vos données nous sont communiquées par votre intervention active. D’autres données, telles que la date et l’heure de votre accès à notre site, les pages que vous avez consultées ou vos données de localisation, sont collectées automatiquement, par le biais des serveurs consultés et des « cookies » placés sur notre site. Il se peut également que nous collections des données sur vous par l’intermédiaire d’autres organismes (ex l’ARBH ou la LFH) ou sociétés auquel cas nous vous en informerons.

6.          VOS DONNEES SONT-ELLES PROTEGEES ?

Nous mettons un point d’honneur à respecter la vie privée de nos utilisateurs. Nous appliquons une politique de confidentialité stricte et prenons toutes les mesures adéquates afin que nos serveurs empêchent dans toute la mesure du possible toute fuite, destruction, perte, divulgation, usage, accès ou modification non autorisée de vos données.

7.          PENDANT COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNEES ?

Nous conservons vos données le temps nécessaire à l’accomplissement des buts et objectifs poursuivis (cfr. point 4). Une fois cet objectif atteint, nous les supprimons dans l’année.

8.          QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT LES EXERCER ?

Vous pouvez à tout instant demander de vérifier, accéder, rectifier, supprimer, transférer vos données et de vous opposer à l’utilisation de vos données ainsi que demander la limitation de celles-ci. Pour cela, il vous suffit de vous connecter à votre compte Twizzit sur notre site web, ou de nous envoyer un email à l’adresse suivante secretaire@llnhc.be. Nous mettrons alors tout en œuvre pour faire le nécessaire dans les meilleurs délais.

Si vous décidez de retirer votre consentement à l’utilisation de vos données personnelles ou celui d’un membre de votre famille, vous devez nous contacter à l’adresse suivante secretaire@llnhc.be. Dans ce cas nous serons dans l'impossibilité de vous contacter, envoyer les cotisations, facturation, attestation, et donc nous vous considérerons comme un membre anonyme du club avec l’impossibilité d’accéder à votre compte Twizzit.

9.          QUI A ACCES À VOS DONNEES ET À QUI SONT-ELLES COMMUNIQUEES ?

Nos employés et sous-traitants ont accès à vos données dans la seule mesure du nécessaire pour l’accomplissement des objectifs poursuivis (cfr. point 4). Chacun d’entre eux est soumis à une obligation de stricte confidentialité. Les catégories de destinataires sont énumérées en annexe de ce document.

10.     TRANSFERONS-NOUS VOS DONNEES A L’ETRANGER ?

Nous ne transférons vos données vers un pays non membre de l’Union européenne qu’à la condition que ce pays assure un niveau de protection équivalent à celui dont vous pouvez bénéficier dans votre pays de résidence (pour plus d’informations, consultez le site de l’Union Européenne à ce sujet).

11.     COMMENT RECEVOIR NOS INFORMATIONS

Moyennant votre accord ou sur la base de notre intérêt légitime reposant notamment sur notre relation, nous vous abonnerons à notre newsletter et vous proposerons d’autres produits ou services analogues susceptibles de vous intéresser. Vous pouvez vous désabonner et retirer votre consentement à ces communications à tout moment en suivant le lien de suspension d’abonnement joint en bas de nos communication, ou en envoyant un email à l’adresse suivante : secretaire@llnhc.be

12.     QUELLE EST NOTRE POLITIQUE RELATIVE AUX DONNEES CONCERNANT DES MINEURS ?

La mise à jour des données sur notre site n’est pas adressée aux enfants de moins de 18 ans. Si vous découvrez que votre enfant mineur nous a fourni ses données personnelles sans votre consentement, contactez-nous à l’adresse suivante: secretaire@llhnc.be

13.     QUE SE PASSE-T-IL EN CAS DE MODIFICATION DE LA CHARTE ?

Si nous modifions la présente charte vous serez averti par le biais de notre site internet. N’oubliez pas de consulter la Charte Vie Privée régulièrement et idéalement lors de chaque nouvelle consultation de notre site. La date d’entrée en vigueur de la Charte figure en en-tête du présent document.

14.     QUE FAIRE EN CAS DE DIFFEREND ?

Les longs procès ne profitent à personne. En cas de différend entre nous, nous nous engageons à privilégier le dialogue et l’ouverture à la recherche d’une solution amiable. Vous pouvez également contacter l’Autorité de Protection des Données.

 

CONSCIENTISATION

1.     CHARTE LLNHC VIE PRIVÉE

La charte LLNHC sur la Vie Privée est disponible sur le site du club www.llhc.be.  De plus, annuellement en début de saison sportive : (1) Une communication générique est faite à tous les membres du club ; (2) une communication spécifique est faite aux staffs encadrants : Comite sportifs, comites events, administration.

2.   AUDIT VIE PRIVÉE

Le club s’engage à faire un audit pour s’assurer que tous ses membres et ses partenaires adhèrent aux exigences que requiert la charte LLNHC sur la Vie Privée. Le résultat sera présenté et consigné au CA.

3.     INSCRIPTIONS ET ABONNEMENTS

Lors de toutes procédures d’inscription (club, events, newsletter …), l’accès à la charte du LLNHC sur la Vie Privée, la possibilité de se désinscrire ou se désabonner d’un contenu, ainsi que la demande de suppression de données sera rendue disponible.

4.     COOKIES TRACKERS

En supplément de la charte sur la Vie Privée, le LLNHC possède une politique relative aux cookies (voir par ailleurs), qui est rappelée aux utilisateurs lors de leur passage sur notre site internet www.llnhc.be .

 

INVENTAIRE

Un inventaire des accès à nos données par nos différents employés et services est disponible sur demande à secretaire@llnhc.be 

Par ailleurs, la société Twizzit, plateforme de gestion utilisée par le LLN HC, dispose également de sa propre charte GDPR à lire ici.